Algemene Voorwaarden

Welgelegen: Buitenplaats Welgelegen B.V., gevestigd aan de Parklaan 15, 3016 BA Rotterdam, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 71796924.

het Huis: de monumentale villa Buitenplaats Welgelegen samen met de bijbehorende bijgebouwen [waaronder Koetshuis Schoonoord], tuinen, terrassen en parkeervoorzieningen, alsmede de inrichting, kunstwerken, antiquiteiten en beplanting die zich daarin of daarop bevinden.

de Opdrachtgever: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die een Overeenkomst aangaat met Welgelegen of daartoe een verzoek indient.

Gast: iedere persoon die het Huis betreedt op uitnodiging van of met medeweten van de Opdrachtgever, inclusief door de Opdrachtgever ingeschakelde derden.

de Dag: de overeengekomen datum of periode waarop het Huis exclusief ter beschikking wordt gesteld aan de Opdrachtgever.

Reserveringswaarde: de totale waarde van de overeengekomen diensten zoals vermeld in de bevestiging, inclusief btw, of, indien geen bedrag is vermeld, de waarde die redelijkerwijs mag worden verwacht.

Overeenkomst: iedere overeenkomst tussen Welgelegen en de Opdrachtgever betreffende het gebruik van het Huis en de daarmee samenhangende diensten.

Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, opties, bevestigingen en Overeenkomsten uitgebracht of aangegaan door Welgelegen.

Afwijkingen van deze voorwaarden zijn alleen geldig indien uitdrukkelijk schriftelijk overeengekomen.

De toepasselijkheid van eventuele algemene voorwaarden, inkoopvoorwaarden of andere voorwaarden van de Opdrachtgever wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.

De Opdrachtgever garandeert dat zijn Gasten en eventuele door hem ingeschakelde derden deze voorwaarden zullen naleven, in het bijzonder de huisregels zoals uiteengezet in Artikel 9.

Indien een bepaling nietig of vernietigbaar blijkt te zijn, blijven de overige bepalingen volledig van kracht. De betreffende bepaling zal worden vervangen door een geldige bepaling die het doel en de strekking ervan zo dicht mogelijk benadert.

Alle offertes zijn vrijblijvend en blijven [14] dagen geldig tenzij anders vermeld.

Een optie op een datum wordt kosteloos verleend voor een periode van [14] dagen. Indien een andere belanghebbende binnen die periode dezelfde datum aanvraagt, zal de optiehouder worden gevraagd om binnen [48 uur] een besluit te nemen, bij gebreke waarvan de optie vervalt.

De Overeenkomst komt tot stand na schriftelijke bevestiging, waaronder bevestiging per e-mail, door Welgelegen [en ontvangst van de aanbetaling bedoeld in Artikel 4.2].

Kennelijke fouten of vergissingen in offertes en bevestigingen binden Welgelegen niet.

Alle prijzen zijn [inclusief/exclusief] btw tenzij anders vermeld. Zaken die op basis van werkelijk verbruik of nacalculatie worden berekend, waaronder dranken, worden na het evenement gefactureerd.

De Opdrachtgever betaalt een aanbetaling van [50]% van de Reserveringswaarde binnen [14] dagen na bevestiging. Het resterende bedrag dient uiterlijk [14] dagen voor de Dag te zijn voldaan. Facturen op basis van nacalculatie zijn betaalbaar binnen [14] dagen na factuurdatum.

Welgelegen kan aanvullende zekerheid verlangen, waaronder een borgsom van [€ bedrag], die na de Dag zal worden gerestitueerd na aftrek van eventuele schade of extra kosten.

Bij niet-tijdige betaling is de Opdrachtgever zonder nadere ingebrekestelling in verzuim en is de toepasselijke wettelijke (handels)rente en buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd.

Kostenstijgingen die meer dan drie maanden na totstandkoming van de Overeenkomst optreden, waaronder overheidsheffingen en inkoopkosten, kunnen worden doorberekend aan de Opdrachtgever. Een Opdrachtgever die consument is, kan de Overeenkomst kosteloos ontbinden indien een dergelijke stijging plaatsvindt binnen drie maanden na totstandkoming van de Overeenkomst.

De Opdrachtgever geeft het definitieve aantal Gasten uiterlijk [7] dagen voor de Dag door. Dit aantal vormt de minimale basis voor de facturatie.

Het overeengekomen maximumaantal Gasten mag alleen worden overschreden met voorafgaande schriftelijke toestemming van Welgelegen.

Wijzigingen in het programma geschieden in overleg met Welgelegen. Eventuele extra kosten die voortvloeien uit dergelijke wijzigingen komen voor rekening van de Opdrachtgever.

Annulering dient schriftelijk te geschieden. De datum waarop Welgelegen de annulering ontvangt, is bepalend.

Omdat het Huis op iedere Dag exclusief voor één gezelschap wordt gereserveerd en dus niet beschikbaar is voor andere belanghebbenden, gelden de volgende annuleringskosten :

De Dag kan eenmalig worden verplaatst, in overleg en op basis van beschikbaarheid, naar een datum binnen [12] maanden, tegen verplaatsingskosten van [10]% van de Reserveringswaarde. Indien de verplaatste boeking vervolgens wordt geannuleerd, is de annuleringsstaffel in Artikel 6.2 onverkort van toepassing.

Welgelegen adviseert de Opdrachtgever om een passende evenementen- of annuleringsverzekering af te sluiten.

Welgelegen kan de Overeenkomst opschorten of ontbinden indien: (a) de Opdrachtgever niet aan zijn betalingsverplichtingen voldoet; (b) er gegronde vrees bestaat dat de huisregels, openbare orde of veiligheid zullen worden geschonden; (c) de Opdrachtgever onjuiste of onvolledige informatie heeft verstrekt over de aard of omvang van de bijeenkomst; of (d) de Opdrachtgever failliet is verklaard of aan hem surseance van betaling is verleend.

In de omstandigheden bedoeld in Artikel 7.1 blijft de vergoeding bedoeld in Artikel 6.2 verschuldigd en is Welgelegen niet gehouden tot enige schadevergoeding.

Bij een ernstige schending van de huisregels gedurende de Dag, waaronder in ieder geval de Artikelen 9.2, 9.3, 9.4 en 9.6, kan Welgelegen de bijeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen en Gasten de toegang ontzeggen, zonder restitutie en onverminderd haar recht om schadevergoeding te vorderen.

Op de Dag wordt het Huis exclusief ter beschikking gesteld aan het gezelschap van de Opdrachtgever en mag het uitsluitend worden gebruikt voor het overeengekomen doel.

De toegestane gebruikstijden zijn van [tijd] tot [tijd]. Opbouw en afbouw vinden plaats in overleg met Welgelegen en binnen de overeengekomen tijden.

De Opdrachtgever mag het gebruik van het Huis niet geheel of gedeeltelijk overdragen aan derden of het Huis onderverhuren.

Welgelegen en haar medewerkers behouden te allen tijde toegang tot alle ruimtes. Ruimtes die niet onder het overeengekomen gebruik vallen, zijn niet toegankelijk voor Gasten.

Aanwijzingen van de gastheer, gastvrouw en andere medewerkers dienen te allen tijde te worden opgevolgd.

Respect voor medewerkers en mede-Gasten is de norm. Agressie, intimidatie, discriminatie of ander respectloos gedrag jegens medewerkers of Gasten wordt onder geen beding getolereerd en kan leiden tot verwijdering en beëindiging conform Artikel 7.3.

Het Huis is volledig rookvrij, inclusief e-sigaretten en vapes. Roken is uitsluitend toegestaan na voorafgaand overleg met en goedkeuring van de gastheer of gastvrouw en alleen in de daarvoor aangewezen ruimte(s) [zoals de rookkamer en/of aangewezen buitenlocatie]. Roken elders in of om het Huis kan leiden tot beëindiging conform Artikel 7.3. Reinigings- en herstelkosten als gevolg van nicotine- of andere rookgerelateerde schade komen voor rekening van de Opdrachtgever.

Het bezit, gebruik of de verkoop van verdovende middelen, waaronder softdrugs, harddrugs en lachgas, is verboden in en om het Huis. Elke overtreding leidt tot onmiddellijke verwijdering en beëindiging zonder restitutie en, waar nodig, zal de politie worden ingeschakeld.

Kunstwerken, antiquiteiten en het historische interieur zijn om met de ogen van te genieten, niet met de handen. Ze mogen niet worden aangeraakt, verplaatst of gebruikt. Gasten mogen niet leunen tegen meubilair, niet zitten op meubilair dat niet bedoeld is om op te zitten, of objecten plaatsen op antiek meubilair zonder passende bescherming. Kinderen dienen te allen tijde onder direct toezicht van hun ouders of verzorgers te blijven.

Ter bescherming van het monument mag niets worden bevestigd aan wanden, plafonds, vloeren of kozijnen, inclusief plakband, spijkers, punaises of soortgelijke materialen. Decoraties zijn alleen toegestaan na voorafgaand overleg. Open vuur is verboden in en om het Huis, inclusief kaarsen, waxinelichtjes, fakkels, sterretjes en vuurwerk. Confetti, rijst, rozenblaadjes, slingers, wensballonnen en rookmachines zijn eveneens verboden, zowel binnen als buiten. Sfeerverlichting dient elektrisch te zijn, zoals LED-kaarsen.

Nooduitgangen en vluchtwegen moeten vrij blijven. Brandveiligheidsvoorschriften en de maximaal toegestane bezetting van iedere ruimte moeten in acht worden genomen.

Geluidsniveaus en eindtijden moeten voldoen aan de gemaakte afspraken en toepasselijke vergunningen, met gepaste inachtneming van het omliggende Scheepvaartkwartier.

Huisdieren zijn niet toegestaan, met uitzondering van assistentiehonden. Voor elke andere uitzondering is voorafgaand overleg vereist.

Gebruik van de garderobe en het achterlaten van persoonlijke eigendommen op de locatie zijn voor eigen risico van de Gast. Gevonden voorwerpen dienen te worden afgegeven aan een medewerker.

Er is cameratoezicht aanwezig voor de beveiliging van het Huis en de collectie. Opnamen worden vertrouwelijk behandeld conform de toepasselijke privacywetgeving.

Dieetwensen, allergieën en intoleranties van Gasten dienen uiterlijk [7] dagen voor de Dag schriftelijk aan Welgelegen te worden gecommuniceerd. De Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het verkrijgen van volledige en juiste informatie van zijn Gasten en het tijdig verstrekken daarvan aan Welgelegen.

Op verzoek verstrekt Welgelegen informatie over de aanwezigheid van de veertien wettelijk erkende allergenen conform Verordening (EU) nr. 1169/2011 in de aangeboden spijzen en dranken en zal bij de inkoop en bereiding van voedsel zorgvuldig rekening houden met tijdig gemelde allergieën en intoleranties.

Voedsel wordt bereid in een keuken waar met allergenen wordt gewerkt. Ondanks alle redelijke zorg kan kruisbesmetting nooit volledig worden uitgesloten. Welgelegen kan daarom niet garanderen dat spijzen of dranken volledig vrij zijn van allergenen of sporen van allergenen.

In het geval van ernstige of levensbedreigende allergieën is voorafgaand persoonlijk overleg met Welgelegen [en de chef] vereist. Gasten met dergelijke allergieën zijn er zelf verantwoordelijk voor om noodzakelijke medicatie, zoals een adrenaline-auto-injector, bij zich te dragen en dienen de gastheer of gastvrouw bij aankomst over de aanwezigheid daarvan te informeren.

Welgelegen is niet aansprakelijk voor gevolgen van allergieën of intoleranties die niet, te laat of onjuist zijn gemeld, noch, mits de in Artikel 10.2 beschreven zorgplicht in acht is genomen, voor sporen van allergenen als gevolg van kruisbesmetting. Deze beperking geldt niet in gevallen van opzet of bewuste roekeloosheid van Welgelegen en geldt voor consumenten slechts voor zover wettelijk toegestaan.

Derden, waaronder leveranciers van catering, muziek, techniek, bloemen en fotografie, mogen alleen worden ingeschakeld met voorafgaande goedkeuring van Welgelegen. [Welgelegen werkt met een selectie van vaste partners.]

Door de Opdrachtgever ingeschakelde derden dienen deze voorwaarden en de instructies van het personeel na te leven. De Opdrachtgever is voor hen verantwoordelijk conform Artikel 12.

Leveringen, ophalingen, laden en lossen dienen plaats te vinden via de aangewezen route en binnen de overeengekomen tijden.

De Opdrachtgever is jegens Welgelegen aansprakelijk voor alle schade aan het Huis, de inrichting en de collectie veroorzaakt door de Opdrachtgever, zijn Gasten of door de Opdrachtgever ingeschakelde derden.

Eventuele schade dient direct aan het personeel te worden gemeld.

Schade aan het monumentale pand, het historische interieur of de collectie mag uitsluitend worden hersteld door restauratoren en specialisten aangewezen door Welgelegen, op kosten van de Opdrachtgever. Een eventuele waardevermindering van kunstwerken of antiquiteiten zal worden vastgesteld door een onafhankelijk taxateur. Die vaststelling is bindend voor beide partijen, behoudens tegenbewijs.

Welgelegen kan van de Opdrachtgever verlangen dat hij een adequate evenementenaansprakelijkheidsverzekering aanhoudt.

De aansprakelijkheid van Welgelegen is beperkt tot het bedrag dat door haar verzekeraar in het betreffende geval wordt uitgekeerd. Indien de verzekeraar niet tot uitkering overgaat, is de aansprakelijkheid beperkt tot maximaal de Reserveringswaarde.

Welgelegen is niet aansprakelijk voor indirecte schade of gevolgschade.

Welgelegen is niet aansprakelijk voor verlies, diefstal of beschadiging van eigendommen van Gasten. Aanwezigheid op het terrein en gebruik van de parkeervoorzieningen zijn voor eigen risico van de Gast.

Deze beperkingen gelden niet indien de schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van de zijde van Welgelegen of haar leidinggevenden en gelden voor consumenten slechts voor zover wettelijk toegestaan.

Onder overmacht wordt mede verstaan overheidsmaatregelen, epidemieën, stakingen, storingen in nutsvoorzieningen, extreme weersomstandigheden, en brand-, water- of andere schade aan het monumentale Huis die, naar het oordeel van Welgelegen, het gebruik onveilig of anderszins ongepast maakt.

In geval van overmacht zullen partijen eerst redelijke inspanningen leveren om een alternatieve datum overeen te komen. Indien dit niet lukt, kan elk der partijen de Overeenkomst ontbinden. Reeds betaalde bedragen worden gerestitueerd na aftrek van aantoonbare redelijke kosten die reeds zijn gemaakt.

Overmacht geeft geen van de partijen recht op verdere schadevergoeding.

Discretie is de norm van het Huis. Welgelegen betracht strikte vertrouwelijkheid met betrekking tot de identiteit van Gasten en de inhoud van bijeenkomsten en legt de zelfde verplichting op aan haar personeel en partners. Een geheimhoudingsovereenkomst wordt op verzoek ondertekend.

Persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met de AVG en de privacyverklaring van Welgelegen.

Fotograferen en filmen voor privégebruik is toegestaan. Commercieel gebruik van beelden van het Huis of het interieur, publicatie voor pers- of promotiedoeleinden en het gebruik van drones vereisen voorafgaande schriftelijke toestemming van Welgelegen.

Welgelegen zal geen beeldmateriaal publiceren waarin Gasten herkenbaar zijn zonder hun toestemming.

Gebruik van de naam of het logo van Buitenplaats Welgelegen in de communicatie van de Opdrachtgever vereist voorafgaande schriftelijke toestemming.

Klachten dienen zo spoedig mogelijk en uiterlijk binnen [14] dagen na de Dag schriftelijk te worden ingediend. Welgelegen zal binnen [14] dagen inhoudelijk reageren.

Een klacht schort de betalingsverplichtingen van de Opdrachtgever niet op, tenzij dwingend consumentenrecht anders bepaalt.

Op alle Overeenkomsten is Nederlands recht van toepassing.

Partijen zullen eerst trachten geschillen op te lossen via onderling overleg. Geschillen die niet via overleg kunnen worden opgelost, zullen worden voorgelegd aan de Rechtbank Rotterdam, tenzij dwingend recht anders bepaalt.